Les facteurs les plus importants pour décider d’une externalisation sont :
La proximité : elle offre les avantages d'une meilleure connaissance de l'environnement et d'une réactivité immédiate, pas de décalage horaire. La compréhension du problème sera facilité.
La flexibilité : la capacité à répondre rapidement aux exigences du client qui désire avoir accès à une offre plus large de ressources extérieures lui permettant de s’adapter là la demande de manière flexible.
L'investissement : il est plus efficace de tirer profit d’un collaborateur extérieur que d'investir dans des versions internes moins efficaces, très fastidieuses, sans garanties de résultat.
Rapidité : l’externalisation, de par sa flexibilité, permet de réaliser rapidement un acte imprévu.
La recherche d'expert : alors que pour un entrepreneur, dans un environnement instable, les postes offerts à plein temps ne lui garantissent plus un investissement à long terme sur son personnel, il devient plus tiède à l'embauche et recherche chez un collaborateur extérieur les compétences inexistantes en interne.